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Des mots pour le dire (le vocabulaire des Archives)
Archives : " Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. " (loi du 3 janvier 1979)
La notion d'archives est donc indépendante :
- de la date = les documents prennent la qualité d'archives dès leur élaboration ou leur réception et non après un quelconque délai ; ce ne sont pas simplement les " vieux " papiers,
- de la forme = sont archives au même titre, un document papier, qu'il soit manuscrit, dactylographié, imprimé, un document visuel (film, photographie, plan, affiche, dessin, etc.), un document sonore, un document audio-visuel (CD, DVD, film) ou un document issu de l'informatique (disquette, CD-Rom, etc.)
- du support matériel = parchemin, papier, pellicule de films, bande magnétique
Le terme "archives" est souvent employé pour désigner l'administration des archives, ou le bâtiment qui abrite les archives.
Les archives sont très étroitement liées à la notion de fonds* et sont conservées, à l'intérieur d'un cadre de classement*, en séries et sous-séries. Chaque série* est identifiée par une lettre de l'alphabet et peut être divisée en sous-séries.